(versie 11-07-2018)
Harmonie Concordia hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er al het mogelijke aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Harmonie Concordia houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens, indien deze anders zijn dan het oorspronkelijke doel waarvoor wij deze gegevens van u hebben gekregen;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Harmonie Concordia zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
Verenigingsleden - algemeen
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Harmonie Concordia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst;
- Administratieve doeleinden;
- Informatieverstrekking;
- Uitnodigingen voor bijeenkomsten;
- Verjaardag in het verenigingsblaadje;
- Maken van afspraak voor privéles met muziekdocent (NTE);
- Toezending digitale partituren.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De lidmaatschapsovereenkomst, het aanmeldingsformulier;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Harmonie Concordia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Naam;
- Adres;
- Woonplaats;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geslacht
- Geboortedatum.
Uw persoonsgegevens worden door Harmonie Concordia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna voor maximaal 1 jaar.
Aanvullend voor minderjarigen
Aanvullend en alleen voor minderjarige leden (personen jonger dan 16 jaar) kan Harmonie Concordia de volgende extra persoonsgegevens van u vragen:
- Naam ouder/verzorger;
- Adres ouder/verzorger;
- Woonplaats ouder/verzorger;
- Telefoonnummer ouder/verzorger;
- E-mailadres ouder/verzorger.
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Doelstelling, grondslag en bewaartermijn zijn verder gelijk aan die van ‘Verenigingsleden – algemeen’.
Verenigingsleden - Contributie
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Harmonie Concordia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Incasseren contributie en/of lesgelden.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De machtiging tot automatische incasso.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Harmonie Concordia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Naam;
- Adres;
- Woonplaats;
- Land;
- Bankgegevens.
Uw persoonsgegevens worden door Harmonie Concordia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna voor maximaal 7 jaar.
Donateurs
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Harmonie Concordia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Ophalen donateursgeld (afdrukken donateurskaart);
- Eventueel: Incasseren donateursgeld.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Mondelinge toezegging;
- Invullen donateursformulier;
- Eventueel: Machtiging tot automatische incasso.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Harmonie Concordia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Naam;
- Adres;
- Woonplaats;
- Eventueel: Bankgegevens.
Uw persoonsgegevens worden door Harmonie Concordia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van het donateurschap en daarna voor maximaal 7 jaar.
Dirigent / Instructeur / Docent
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Harmonie Concordia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Het uitvoering geven aan de overeenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Overeenkomst, schriftelijke overeenstemming.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Harmonie Concordia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Naam;
- Adres;
- Woonplaats;
- Telefoon;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Kopie ID;
- Bankgegevens.
Uw persoonsgegevens worden door Harmonie Concordia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor maximaal 7 jaar.
Vrijwilligers
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Harmonie Concordia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Mondeling, vrijwillige basis.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Harmonie Concordia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Naam;
- Adres;
- Woonplaats;
- Telefoon;
- E-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door Harmonie Concordia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de contactperiode.
Direct marketing / sponsoring
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Harmonie Concordia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Uitnodigingen voor bijeenkomsten;
- Benadering in eerste aanleg per post of telefoon, vervolgcontacten eventueel per e-mail;
- Het uitvoering geven aan de sponsorovereenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Schriftelijke toezegging of sponsorcontract.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Harmonie Concordia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Naam;
- Adres;
- Woonplaats;
- Telefoon;
- E-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door Harmonie Concordia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor maximaal 7 jaar.
UITGANGSPUNTEN EN OVERIGE BEPALINGEN
Foto- en filmmateriaal
De vereniging of iemand namens de vereniging kan foto’s maken van evenementen/optredens. Deze foto’s worden opgeslagen en gebruikt voor plaatsing op de website en/of facebook en/of journalistieke doeleinden. Wij gebruiken alleen foto’s in groepsverband en geen close-ups en individuele foto’s. Indien iemand bezwaar maakt tegen het gebruik van een foto waarop hij/zij is afgebeeld, dan verwijderen wij die foto, of maken we die persoon onherkenbaar (blurren).
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- het behartigen van belangen van Harmonie Concordia door lidmaatschap van Harmonie Concordia van de Koninklijke Nederlandse Muziek Organisatie (KNMO). Wij kunnen aan hen de volgende gegevens verstrekken: NAWTE van bestuursleden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Mocht het nodig zijn om dergelijke partijen (verwerkers) in te schakelen, dan maken wij hiermee uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
Harmonie Concordia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens Harmonie Concordia van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Door het verwijderen van persoonsgegevens of het intrekken van een toestemming kan de situatie ontstaan dat wij basale verwerkingen niet meer mogelijk zijn, waardoor het lidmaatschap, het contract of de overeenkomst in de basis niet meer kan worden uitgevoerd. Wij zullen dat in die gevallen aan u meedelen.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dat natuurlijk heel vervelend. U heeft dan altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Wij verzoeken u om altijd eerst contact met ons op te nemen.
Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacy policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.
Contactgegevens
Harmonie Concordia, Beesd
/
